Nómina

         La Dirección de Administración Central específicamente el Departamento de Nómina, es el encargado de dirigir, ejecutar y supervisar la inserción y modificación en Nómina del Personal Docente, Administrativo, Técnico y de Servicio así como su Agente  de Retención de las funciones Universitarias, cumpliendo así con la ley, reglamento y disposiciones que dicte el Ministerio de Hacienda.

Misión

Establecer la política de los recursos financieros y las operaciones contables de la Universidad de Los Andes, mediante la coordinación, ejecución y dirección de pagos centralizados de los compromisos, recaudación de ingresos, administración y custodia de los valores, trasferencias de los recursos financieros y el registro sistemático y control de los bienes, patrimonio de la institución en un todo fundamentado en las leyes vigentes para el beneficio y satisfacción de los universitarios.

Visión

Ser la Dirección modelo del sector universitario en materia financiera que de manera eficaz y efectiva, alcance altos niveles de calidad en los procesos administrativos, financieros y contables para realce de la Universidad de Los Andes y orgullo de los universitarios.

Estructura Organizacional

Fuente: Manual de Normas Procesos y Procedimientos del Departamento de Nómina(2008). Pasante DSIA

El Departamento de Nómina cuenta a su vez con dos unidades:

  • Unidad de Registro y Control (3 personas Laborando).
  • Unidad de Reintegro y Retenciones (6 personas laborando).

Además con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona:

  • Apoyo secretarial (2 personas laborando)
  • Apoyo de Recurso Informático (1 persona laborando).
  • Apoyo de Archivo (1 persona Laborando)

RECURSO HUMANO:

  • Jefe del Departamento de Nómina
  • Jefe de la Unidad de Registro y Control
  • Jefe de la Unidad de Reintegro y Retenciones
  • Asistentes de Nómina (4)
  • Consultoria Juridica (1)
  • Técnico en Recurso de Informática (1)
  • Secretaria (1)
  • Recepcionista (1)
  • Archivista (1)

Objetivos

  • Dirigir, controlar y supervisar las actividades contables relativas al patrimonio de la universidad de conformidad con las leyes que regulan la materia.
  • Planificar, ejecutar y controlar el presupuesto de gastos asignados a la dependencia, así como procesar el pago de prestaciones sociales al personal de la universidad.
  • Custodiar, recaudar y distribuir los recursos financieros que por diversos conceptos percibe la universidad.
  • Ejecutar la inserción y/o modificación en la nómina al personal docente y de Investigación. Así como las deducciones y reintegros de todo el personal Universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de sueldos y salarios.
  • Canalizar la totalidad de los registros financieros y patrimoniales de la universidad, así como proporcionar la información a través de los estados financieros.
  • Mantener registro permanente y actualizado de los bienes de la universidad, mediante la consolidación de inventario y de la aplicación de mecanismos de estado, ubicación y cantidad de los mismos.

Funciones

  • Coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas de tesorería, nómina, contabilidad y control de bienes.
  • Coordinar y dirigir las actividades relacionadas con el registro y control de la movilización y establecer los planes y programas a desarrollar en área financiero contable.
  • Coordinar, supervisar y controlar las actividades y situaciones financieras.
  • Establecer y ejecutar el cronograma de pago de diferentes conceptos de la universidad.
  • Coordinación de los recursos financieros de la Universidad.
  • Coordinar con DSIA, la creación, modificación o sustitución de sistemas, procedimientos, formularios y normas que afecten el proceso administrativo en el área de su competencia.
  • Proporcionar información financiero-contable a organismos internos y externos.
  • Velar como agente de retención por el cumplimiento de las disposiciones establecida en las leyes de impuesto sobre la renta y la ley de política habitacional.
  • Contabilizar las operaciones y transacciones que realice la universidad, mediante el registro sistemático de las mismas.
  • Planificar, dirigir y evaluar las actividades de los departamentos adscritos a la Dirección.
  • Fomentar entre el personal la idea de vocación de servicio y trabajo en equipo, manteniendo un clima de entendimiento y cooperación de desarrollo de desarrollo de sus actividades.
  • Sugerir medidas encaminadas a mejorar la organización y funcionamiento de la Dirección y someterlas a consideración de la autoridad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y TAREAS DE LA UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES.

  • Revisa y procesa todo lo relativo a Impuesto Sobre La Renta, en materia Retenciones de Sueldos y Salarios, Retenciones Varias e Impuesto al Valor Agregado (IVA).
  • Verifica y Analiza la información de las solicitudes de Reintegros que llegan de las diferentes Dependencias.
  • Efectúa control previo a todas las Ordenes de Pago por concepto de Sueldos y Salarios, Honorarios Profesionales, Prestación de Servicios, Valuaciones, entre otras.
  • Recibe del Departamento de Tesorería Órdenes de Pago por concepto de sueldos, devueltas por el banco del personal que no cobro en su debida oportunidad, las cuales son enviadas a la dependencia de adscripción de cada trabajador para la tramitación del pago a través de Orden de Pago Financiera.
  • Atención al público en general en forma cordial y eficaz.
  • Controla las deducciones y retenciones del Impuesto a los funcionarios universitarios.
  • Verifica y Analiza las Prestaciones Sociales del personal de la institución.
  • Realiza descuentos mensuales por pagos indebidos en la Nómina del Personal.
  • Recibe y procesa las planillas AR-I.
  • Informa al personal universitario las disposiciones del SENIAT para el pago del Impuesto y el procedimiento para dicho pago.
  • Expedir solvencias.
  • Supervisar y controlar al personal que labora en la sección.
  • Mantener alto nivel de calidad en el trabajo.
  • Revisar y actualizar mensualmente el manual de procedimientos.
  • Presentar y rendir informes solicitados por sus superiores.
  • Analiza y cuantifica todo lo relativo a Reintegros de Sueldos y Salarios del personal de la institución y Pensiones de Sobrevivientes por concepto de pagos indebidos por renuncia, destituciones, rescisión de contrato, permiso no remunerado, fallecimiento, disminución de carga horaria, incumplimiento de beca, inasistencias injustificadas al sitio de trabajo, suspensiones, entre otras; recibidas de las distintas dependencias de la Universidad de Los Andes.
  • Relaciona y codifica las deducciones ejecutadas en la nómina y remite al Departamento de Tesorería para el pago a cada una de las Instituciones correspondientes (CAPROF, CAPSTULA, FOMPRULA, FOJUTRAULA, Ley Política Habitacional, Seguro de Vida, CAMIULA, Pensiones de Alimentos, Embargos y otros).