La Oficina de Gestión de Compras y Contrataciones estará adscrita a la Dirección de Finanzas del Vicerrectorado Administrativo de la Universidad de los Andes, será el responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades de contratación referente a la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, llevando a cabo una planificación, control y liderazgo efectivo para poder conseguir los resultados deseados de una manera óptima, estará conformado por:
Unidad de Coordinación
- Coordinación de la Oficina de Gestión de Compras y Contrataciones
Unidades Operativas
- Análisis y Planificación
- Administración y Seguimiento
- Asuntos Legales
Estructura Organizacional
Fuente: Propuesta Elaborada por DSIA (2016). Pasante DSIA
Misión
Gestionar los procesos de compras y contrataciones para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras de la Universidad de Los Andes mediante las modalidades de selección que le corresponda garantizando una oportuna planificación y contratación de a cuerdo a la base legal vigente
Visión
Ser una oficina líder en la organización, planificación y contratación de adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, fortaleciendo los controles en los procesos, permitiendo lograr una mayor eficiencia, transparencia, integridad y compromiso, siendo estos valores el espejo del trabajo que se realiza para alcanzar las metas propuestas.
Objetivo General
Garantizar que los procesos de contrataciones se realicen mediante la responsabilidad compartida con las Dependencias Universitarias, para dar cumplimiento a las solicitudes de los requerimientos y necesidades.
Objetivos Estratégicos
- Formular un plan que permita la consolidación de los requerimientos emitidas por las Dependencias Universitarias.
- Analizar las alternativas de modalidad de selección; proveedores y posibilidades para los procesos de contratación.
- Adquirir los bienes y los servicios que la institución necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.
- Identificar a los Proveedores idóneos para la adquisición de compras y prestación de servicios en términos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio.
Funciones
- Asesorar a las Unidades Administradoras Desconcentradas de las Facultades/Núcleos y Dependencias Centrales en todo lo relacionado con los procesos de contrataciones.
- Efectuar las actividades previas a la contratación.
- Elaborar o validar el presupuesto base en todas las modalidades de contrataciones para la selección de Proveedores.
- Elaborar los contratos para las diferentes modalidades de selección.
- Consolidar los requerimientos emitidas por las Dependencias Universitarias.
- Elaborar las condiciones de contratación en las modalidades de selección de: consultar el precio, contratación directa y procedimientos excluidos de modalidad.
- Presentar informe de gestión anualmente.
- Elaborar estadísticas de todos los procesos de contratación.
Valores
Los valores de la oficina de Gestión de Compras y Contrataciones apoyan la visión, basándose en las cualidades que distinguen y orientan la labor, es decir un conjunto de principios que estimulan y conducen a los trabajadores universitarios en la realización de los procesos, siendo estos los siguientes:
- Eficacia
Ejecutando las funciones de manera óptima, con el propósito de llevar a cabo y lograr de forma efectiva los procesos en la cual la oficina es responsable.
- Eficiencia
Haciendo el trabajo de la manera más óptima, correcta y rápida, estudiando los medios más factibles para llegar a las metas en el menor tiempo posible y con las acciones más favorables.
- Transparencia
Realizando los procesos de forma abierta, clara y oportuna, siendo la transparencia el camino definitivo de la confianza.
- Integridad
Trabajando de manera correcta y actuando con honestidad, esto aplica en los procesos que se realiza en la oficina y en las interacciones que existen con las Dependencias Universitarias, obedeciendo la base legal vigente.
- Compromiso
Comprometida por completo con el logro de los objetivos de la oficina y cumpliendo con el desarrollo de las actividades dentro del plazo que se ha estipulado en la planificación de los procesos de contratación.
Políticas
Es la declaración de los principios generales que la oficina se compromete a cumplir para alcanzar los objetivos, donde se especifican una serie de lineamientos y directrices básicas, que a continuación se definen:
- Fortalecer los procedimientos de compras incorporando las nuevas tendencias tecnológicas de información el cual permitirá la simplificación en los trámites administrativos en el pro de la satisfacción de las necesidades solicitadas por las Facultades/Núcleos y Dependencias Centrales.
- Optimizar las relaciones con los Proveedores permitiendo negociar precios razonables, calidad y compromiso.
- Priorizar las actividades de la oficina y definir estrategias que tengan en cuenta los recursos presupuestarios financieros y cronogramas en los procedimientos de compras y contrataciones.
- Asegurar la transparencia de las actuaciones de los trabajadores universitarios de la oficina para lograr la mejor calidad en la gestión.
- Coordinar la ejecución de programas y cursos de capacitación, en materia de contratación pública para potenciar al personal administrativo de la oficina.
Estrategias
- Solicitar el asesoramiento a los miembros de la Comisión de Contrataciones en el inicio de las funciones de la oficina.
- Instrumentar metodologías para unificar criterios y tener el control de los procesos.
- Implementar páginas web de preguntas y respuestas más frecuentes para el conocimiento básicos sobre los procesos de contrataciones
Ventajas de la creación de la Oficina de Gestión de Compras y Contrataciones (OGCC)
- Consolidación y optimización de los procesos de compras.
- Control sobre el volumen de compras de bienes adquiridos y contratación de prestación de servicios y ejecución de obras.
- Simplificación de los trámites y procesos administrativos.
- Reducción de duplicidad de documentación.
- Establecimiento de mecanismo de control interno.
- Demostración del cumplimiento de las obligaciones legales y normativas.
- Refleja un enfoque gerencial socialmente responsable, innovador y progresista.
- Emisión de una orden de compra por cada proceso de contratación.
