Título del cargo
RECEPCIONISTA
Código: 01012 Nivel: 1
Descripción genérica de funciones
Objetivo general
Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la unidad, operando una central telefónica pequeña, atendiendo al público en sus requerimientos de información y entrevistas con el personal, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad.
Funciones, actividades y/o tareas
Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado. Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado. Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- Ámbito de la actuación:
Responsabilidad:
Materiales:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.
Dinero:
Ninguna.
Información confidencial:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.
Toma de decisiones:
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
Supervisión:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.
Relaciones internas y externas
Relaciones internas:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad y/o frecuentes con integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Relaciones externas:
El cargo mantiene relaciones continuas con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
2.- Condiciones ambientales y riesgo de trabajo:
Ambiente de trabajo:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
Riesgo:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
Esfuerzo:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.
3.- Perfil del cargo:
Educación y experiencia:
A) Educación:
Bachiller.
Experiencia:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de recepción.
B) Educación:
Educación Básica.
Experiencia:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de recepción.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
Conocimientos en:
El manejo de centrales telefónicas.
Las estructuras o unidades componentes de la dependencia.
Identificación y ubicación de los funcionarios que prestan sus servicios en la dependencia.
Habilidad para:
Atender personal y público en general.
Expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Recibir mensajes.
Tratar en forma cortes al público en general.
Destrezas en:
El manejo de centrales telefónicas.
Adiestramiento requerido:
Recepcionista.
Relaciones Humanas.
Actualización en manejo de modernas centrales telefónicas.