TITULO DEL CARGO
SECRETARIA (O) BILINGÜE
CÓDIGO: 01042
NIVEL: 5
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Prestar asistencia secretarial redactando, mecanografiando y traduciendo en dos idiomas
documentos en general, a fin de agilizar y contribuir con el buen funcionamiento de la
Unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
• Redacta correspondencia, oficios, actas y otros documentos, utilizando el idioma inglés y/o
español.
• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos,
informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y
carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y
otros documentos diversos, utilizando el idioma inglés y/o español.
• Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de
materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
• Recibe y envía correspondencia.
• Opera la máquina fotocopiadora y fax.
• Realiza y recibe llamadas telefónicas, en español y/o inglés.
• Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
• Actualiza la agenda de su superior.
• Toma mensajes y los transmite en español y/o inglés.
• Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la universidad y público en
general.
• Participa en la organización de eventos, cursos, seminarios y otros.
• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
• Convoca a reuniones de la unidad.
• Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
• Actualiza el archivo de la unidad.
• Distribuye la correspondencia de la unidad.
• Elabora cheques.
• Desglosa y entrega cheques.
• Lleva control de caja chica.
• Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
• Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
• Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
• Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y
estudiantes con Beca servicio, adscritos a la unidad.
• Elabora actas de notas.
• Elabora hemeroteca.
• Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
• Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
• Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
• Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
• Actualiza la cartelera.
• Vende guías a los estudiantes.
• Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo
su responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica, y no ejerce supervisión.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades académicas y administrativas de la
Institución, a fin de apoyar
y/o ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal habilidad para negociar y
obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con organismos o empresas públicas y privadas,
instituciones internacionales y público en general, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar lo
relativo al área; exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener
cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
A) EDUCACIÓN:
Bachiller más un (1) año de curso de secretariado más curso de inglés 6 meses o certificado
de suficiencia de inglés.
EXPERIENCIA:
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y en el
uso del idioma inglés.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller más 6 meses de cursos de secretariado más curso de inglés de 6 meses o
certificado de suficiencia de inglés
EXPERIENCIA:
Cuatro (4) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área, secretarial y en el
uso del idioma inglés.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTO EN:
Técnicas de traducción y redacción en idiomas extranjeros.
Ortografía.
HABILIDAD PARA:
Organizar el trabajo.
Establecer relaciones interpersonales.
Facilidad de expresión.
Captar instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma cortés y efectiva al público en general.
DESTREZA EN:
El manejo del microcomputador y equipos de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Actualización en computación y manejo de dos.