Título del cargo
ADMINISTRADOR
Código: 08024 Nivel: 5
Descripción genérica de funciones
Objetivo general
Controlar las actividades de administración de una unidad, elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos materiales y financieros.
Funciones, actividades y/o tareas
Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.
Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.
Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.
Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.
Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria de la unidad.
Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.
Efectúa las conciliaciones bancarias.
Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.
Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción de obras y reparaciones necesarias en la dependencia.
Controla el saldo del fondo fijo.
Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o movimientos de cuentas.
Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.
Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del régimen tributario.
Tramita o verifica los viáticos.
Lleva registro y control de proveedores.
Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.
Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.
Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.
Elabora y hace seguimiento a la órdenes de pago tramitadas por la unidad.
Rinde cuentas ante los entes controladores.
Solicita presupuestos a empresas comerciales.
Redacta documentos y memoranda en general.
Lleva el control de contratos prestados a la Institución.
Participa en la implementación de sistemas contables, financieros y administrativos.
Participa en el control financiero de proyectos de investigación.
Atiende en informa al público en general.
Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras, referentes al área de su competencia.
Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- Ámbito de la actuación:
Responsabilidad:
Materiales:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
Dinero:
Es responsable directo de dinero en efectivo, contratos y ejecución de presupuesto.
Información confidencial:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
Toma de decisiones:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
Supervisión:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.
Relaciones internas y externas:
Relaciones internas:
El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Planificación y Programación Presupuestaria, Administración, Nómina, Almacén y otras, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área y frecuentes con unidades de Compras y Suministros, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Relaciones externas:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con empresas de mantenimiento, proveedores y/o bancos, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
2.- Condiciones ambientales y riesgo de trabajo:
Ambiente de trabajo:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
Riesgo:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
Esfuerzo:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.
3.- Perfil del cargo:
Educación y experiencia:
A) Educación:
Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.
Experiencia:
Seis (6) meses de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.
B) Educación:
Técnico Superior en Administración Comercial o el equivalente.
Experiencia:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
Conocimientos en:
Principios administrativos.
Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos.
Sistemas operativos.
Procesador de palabras.
Paquetes de gráficos.
Hoja de cálculo.
Habilidad para:
Analizar leyes y reglamentos que rigen los procesos administrativos.
Comprender información de diversa índole.
Mantener relaciones personales.
Expresarse en forma oral y escrita de manera clara y precisa.
Organizar el trabajo en una unidad de administración.
Realizar cálculos numéricos.
Destrezas en:
El uso del microcomputador.
El uso de calculadora.
Adiestramiento requerido:
Actualización en técnicas contables.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.