Jefe Central de Informacion y Control Estudiantil

Título del cargo
JEFE CENTRAL DE INFORMACIÓN Y CONTROL ESTUDIANTIL
Código: 02074 Nivel: 8

Descripción genérica de funciones

Objetivo general

Controlar la ejecución de los procesos de admisión, graduación y registro y control estudiantil, planificando, coordinando, supervisando y aprobando las actividades realizadas por el personal a su cargo y/o adscrito a las unidades generadoras de procesos técnico-administrativos, a fin de garantizar la prestación eficaz y eficiente del servicio a los usuarios y cumplir con las exigencias de la autoridad competente.

Funciones, actividades y/o tareas

Asesora técnicamente a la autoridad competente respecto a las políticas, sistemas y procedimientos de admisión, control estudiantil y graduaciones. Planifica conjuntamente con la autoridad competente los procesos de admisión, graduación y registro del récord estudiantil. Planifica y organiza conjuntamente con el Supervisor de Información y Control Estudiantil, actos de graduación. Organiza y dirige los procesos de inscripción, graduaciones y registro del récord estudiantil. Planifica, organiza y controla conjuntamente con el Director de Información y Control Estudiantil, la ejecución de operativos especiales tales como: la aplicación de la Prueba de Aptitud Académica y otros. Coordina el proceso de carnetización. Coordina la publicación de avisos oficiales. Coordina la implantación de sistemas de Información y Control Estudiantil. Decide en ausencia de la autoridad competente en materia de Información y Control Estudiantil. Mantiene contacto permanente con las unidades sectoriales de Información y Control Estudiantil de la institución, para resolver problemas de los procesos inherentes a su departamento. Decide las acciones a ejecutar en caso de fallas o errores en los procesos aplicados por las unidades internas y las unidades sectoriales. Elabora instructivos, normas y procedimientos sobre los procesos de admisión, récord estudiantil y graduaciones. Asiste a los Actos Académicos solemnes programados por la unidad a su cargo. Establece controles eficientes sobre los procesos de admisión, graduaciones y registro de récord estudiantil. Evalúa los resultados de los procesos técnicos de Información y Control Estudiantil. Evalúa y califica el personal a su cargo. Evalúa informes técnicos de las unidades a su cargo. Distribuye el trabajo del personal a su cargo. Supervisa directa y periódicamente el personal a su cargo. Firma la correspondencia y demás documentos emanados del departamento. Evacúa consultas relacionadas con los procesos técnicos de Información y Control Estudiantil. Elabora informes técnicos en materia de Información y Control Estudiantil. Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. Opera el microcomputador para accesar información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos en la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- Ámbito de la actuación:

Responsabilidad:

Materiales:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

Dinero:

Es responsable directo por custodia de materiales, títulos y/o valores.

Información confidencial:

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

Toma de decisiones:

Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.

Supervisión:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y periódica.

Relaciones internas y externas:

Relaciones internas:

El cargo mantiene relaciones continuas con la Dirección de Información y Control Estudiantil, Unidades Sectoriales de Información y Control Estudiantil, Supervisores de Información y Control Estudiantil, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar ocasionalmente lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

Relaciones externas:

Ninguna.

2.- Condiciones ambientales y riesgo de trabajo:

Ambiente de trabajo:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

Riesgo:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

Esfuerzo:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- Perfil del cargo:

Educación y experiencia:

A) Educación:

Licenciado en Educación, mención Administración o su equivalente.

Experiencia:

Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Información y Control Estudiantil de Estudios Superiores.

B) Educación:

Profesional Universitario en las Ciencias Sociales.

Experiencia:

Nueve (9) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Información y Control de Estudios Superiores.

Conocimientos, habilidades y destrezas:

Conocimientos en:

Leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones que regulen las actividades académicas de educación superior.
Procedimientos y sistemas de Información y Control Estudiantil.
Técnicas y principios de planificación.
Técnicas utilizadas en la coordinación de programas de Información y Control Estudiantil.
Principios y prácticas de Información y Control Estudiantil.
Leyes, reglamentos, tratados internacionales y resoluciones, pertinentes a la validez de títulos, reválidas y equivalencias nacionales e internacionales.
Sistemas computarizados.
Procesador de palabras.
Sistemas operativos.
Hojas de cálculo.
Paquetes de gráficos.

Habilidad para:

Establecer y mantener controles de cierta complejidad.
Resolver problemas complejos de Información y Control Estudiantil.
Coordinar y dirigir grupos de trabajo.
Elaborar y evaluar informes técnicos.
Expresarse en forma clara y precisa.
Trabajar en forma efectiva con actividades y funcionarios de diferentes niveles.
Analizar y tomar decisiones acertadas sobre problemas complejos de Información y Control de Estudiantil.

Destrezas en:

El manejo de microcomputador.

Adiestramiento requerido:

Productividad y calidad total.
Planificación estratégica.
Administración y supervisión de la educación.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.