Oficinista

TITULO DEL CARGO
OFICINISTA
CÓDIGO: 01022
NIVEL: 2

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando,
clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de
apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de
oficina consignados por usuarios de la unidad.
• Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.
• Efectúa y atiende llamadas telefónicas.
• Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.
• Suministra información a las personas que la requieran.
• Opera una fotocopiadora.
• Lleva el control de ingresos y egresos de material.
• Recibe información para transcribirla.
• Procesa en el computador información solicitada.
• Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier
documento que se le asigne.
• Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.
• Transcribe información para mantener bases de datos.
• Realiza respaldos a la información procesada en el computador.
• Graba información para mantener bases de datos.
• Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos
con la información procesada.
• Imprime el trabajo realizado.
• Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos
por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa
y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su
responsabilidad indirecta.

DINERO:

Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la oficina y/o frecuentes con
integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo
al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:

Bachiller más curso de oficinista de 6 meses de duración.

EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de oficina.

B) EDUCACIÓN:

Educación Básica más curso de oficinista de 1 año de duración.

EXPERIENCIA:

Cuatro (4) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:

Métodos y procedimientos de oficina.
Computación.
Técnicas de archivo.

HABILIDAD PARA:

Seguir instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma cortés y efectiva con profesores, estudiantes y público en general.

DESTREZAS EN:

El manejo de equipos de oficina (fotocopiadora, fax).
El manejo de micro-computador.