TITULO DEL CARGO
RECEPCIONISTA
CÓDIGO: 01012
NIVEL: 1
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la unidad, operando una central
telefónica pequeña, atendiendo al público en sus requerimientos de información y entrevistas
con el personal, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia,
para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
• Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas,
conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.
• Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el
tiempo empleado.
• Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de
llamadas y tiempo empleado.
• Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.
• Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.
• Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como
también los mensajes recibidos.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.
DINERO:
Ninguna.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones específicas, órdenes y/o guías de
acción, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad y/o frecuentes con
integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo
al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un
grado de precisión manual y visual bajo.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Bachiller
EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de
recepción.
B) EDUCACIÓN:
Educación Básica más curso en paquetes ofimáticos
EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de
recepción.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
El manejo de centrales telefónicas.
Las estructuras o unidades componentes de la dependencia.
Identificación y ubicación de los funcionarios que prestan sus servicios en la dependencia.
HABILIDAD PARA:
Atender personal y público en general.
Expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Recibir mensajes.
Tratar en forma cortes al público en general.