TITULO DEL CARGO
SECRETARIA (O)
CÓDIGO: 01032 NIVEL: 4
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato,
aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con
los objetivos de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREA
• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios
de poca complejidad.
• Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos,
informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y
carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y
otros documentos diversos.
• Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de
materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
• Recibe y envía correspondencia.
• Opera la máquina fotocopiadora y fax.
• Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
• Realiza y recibe llamadas telefónicas.
• Actualiza la agenda de su superior.
• Toma mensajes y los transmite.
• Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en
general.
• Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
• Convoca a reuniones de la unidad.
• Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
• Actualiza el archivo de la unidad.
• Distribuye la correspondencia de la unidad.
• Elabora cheques.
• Desglosa y entrega cheques.
• Lleva control de caja chica.
• Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
• Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
• Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
• Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y
estudiantes con Beca servicio, adscritos a la unidad.
• Elabora actas de notas.
• Elabora hemeroteca.
• Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
• Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
• Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
• Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.
• Actualiza la cartelera.
• Vende guías a los estudiantes.
• Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.
• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo
su responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que
pertenece y/o frecuentes con los integrantes de la comunidad universitaria usuarias del
servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para
obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en
general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para
obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes, tales como polvo.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un
grado de precisión manual y visual bajo.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Bachiller más 1 año de curso de secretariado.
EXPERIENCIA:
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de
oficina.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller más 6 meses de cursos de secretariado.
EXPERIENCIA:
Cuatro (4) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de
oficina.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales.
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, máquina de escribir
electrónica y otros).
Métodos y procedimientos de oficina.
Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía.
Computación básica.
Relaciones humanas.
Normas de cortesía.
Técnicas de Fichaje y Kardex.
HABILIDAD PARA:
Relacionarse con público en general.
Expresarse claramente en forma verbal y escrita.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma cortes y efectiva al público.
Redactar correspondencia de rutina, actas e informe de cierta complejidad.
Comprender situaciones de diversa índole.
Organizar el trabajo de la oficina.
DESTREZAS EN:
El manejo de computador, máquina de escribir, ficheros, archivos.
El manejo del equipo común de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Secretariado Computarizado.
Nuevos programas de computación.
Técnicas actualizadas de ortografía y redacción.
Actualización en el áreasecretarial.
Relaciones humanas