TITULO DEL CARGO
SECRETARIA (O) EJECUTIVA (O)
CODIGO: 01053 NIVEL: 4
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando actividades
administrativas y aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente
desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
• Redacta correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios de mediana
complejidad.
• Transcribe a máquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos,
informes y documentos varios de la dependencia.
• Lleva registros de actas, informes, recaudos y expedientes.
• Recibe y verifica la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, recaudos
consignados por estudiantes y personal de la institución.
• Revisa la correspondencia del consejo y/o de su superior.
• Distribuye la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisión y/o firma de
su superior.
• Envía la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de
consejos y otros documentos.
• Lleva el control de archivos generales y confidenciales.
• Prepara carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos por su
superior o usuarios de la dependencia.
• Revisa y ordena los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y reuniones.
• Revisa y analiza expedientes académicos y administrativos, cuando el caso lo amerite.
• Elabora actas de reuniones, actas de consejo universitario, de facultad, de escuela, de
comisión delegada y otros documentos de mayor complejidad.
• Coordina todo lo relativo a reuniones o sesiones del consejo universitario, de facultad, de
escuela, de comisión delegada y las audiencias con su superior.
• Elabora agenda de consejos y/o decanato de facultad.
• Informa al personal docente, de investigación y a estudiantes, de los recaudos que según el
tipo de solicitud se deben presentar para su discusión y aprobación por el consejo
universitario, de facultad, de escuela y/o comisión delegada.
• Custodia actas originales, aprobadas por el consejo.
• Recibe la nómina de pago del personal de la unidad.
• Recibe los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
• Controla y tramita reposición de caja chica y/o fondo de trabajo.
• Toma dictados.
• Realiza llamadas telefónicas.
• Atiende llamadas telefónicas.
• Tramita citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros organismos,
personalidades, etc.
• Atiende visitas y público en general.
• Asiste a su superior en reuniones.
• Colabora en la organización de eventos, talleres, seminarios, conferencias, etc.
• Organiza eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados
por su superior.
• Tramita solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización de su
superior o personas autorizadas por el mismo.
• Elabora las requisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias
adscritas a la unidad.
• Mantiene contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento
para satisfacer las necesidades de la oficina.
• Distribuye el trabajo del personal a su cargo.
• Supervisa directa y constantemente al personal a su cargo.
• Supervisa el mantenimiento de la oficina.
• Lleva el control de los permisos solicitados por el personal.
• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por
la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y maneja periódicamente equipos y
materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable directo de dinero en efectivo, títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión
específica de manera directa y constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades administrativas de la Institución,
con estudiantes y personal docente, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones ocasionales con organismos, empresas públicas y privadas y/o
instituciones nacionales y extranjeras, a fin de apoyar lo relativo al área, exigiéndose para
ello una buena habilidad para obtener cooperación.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con
agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
TSU Secretaria, TSU Administración, Relaciones Industriales o Recursos Humanos
EXPERIENCIA:
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller más 1 año de cursos de secretariado.
EXPERIENCIA:
Cuatro (4) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales.
Métodos y procedimientos de oficina.
Redacción de informes.
Mecanografía y ortografía.
Los elementos básicos de computación, procesador de palabras, sistemas operativos,
paquetes de gráficos y hojas de cálculo.
Relaciones Humanas.
HABILIDAD PARA:
Analizar situaciones y documentos administrativos o académicos.
Comprender las órdenes, problemas, solicitudes y otros asuntos que le sean planteados.
Mantener relaciones personales.
Expresarse verbalmente y por escrito en forma clara y precisa.
Redactar documentos de mediana complejidad.
Tener iniciativa.
Organizar el trabajo.
Dirigir y supervisar personal de menor nivel.
Dar y seguir instrucciones orales y escritas.
DESTREZAS EN:
El manejo de equipos comunes de oficina (fax, teléfono, radio, máquina de escribir, sistema
computarizado).
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas secretariales actualizadas.
Redacción de informes.
Técnicas de supervisión y controlde personal.
Cursos del área de informática.