Objetivos:
- Controlar los procesos estudiantiles, mediante el mantenimiento y actualización permanente, del archivo físico y virtual de la base de datos conformada por los registros de estudiantes activos e inactivos de la universidad.
- Coordinar los procesos estudiantiles inherentes a las funciones de OCRE, dado que es la única dependencia autorizada para ingresar, modificar, preservar y emitir información básica de los estudiantes de la Universidad de Los Andes.
- Desarrollar procesos de matriculación para los estudiantes de nuevo ingreso, acordes a las actualizaciones tecnológicas.
- Desarrollar procesos para la emisión de constancias.
- Coordinar los procesos relacionados con la carnetización de estudiantes (pre y postgrado), profesores, personal administrativo, técnico y obrero de la Universidad de Los Andes.
- Coordinar los procesos de reválidas de títulos de egresados procedentes de instituciones universitarias del extranjero, así como, los ingresos a esta institución universitaria por traslados y equivalencias.
- Mantener informada a la secretaría de la universidad, así como también, a otras dependencias universitarias e instituciones oficiales que lo soliciten, sobre las actividades realizadas en cuanto a los procesos de ingresos, permanencia y egresos estudiantiles y carnetización.
- Revisar y cerrar expedientes académicos y administrativos de estudiantes en la condición de graduandos de la Universidad.
Funciones:
- Coordinar y ejecutar los procesos de Inscripción de los estudiantes bajo las modalidades de nuevo ingreso, equivalencias y traslados.
- Conformar los expedientes de grado.
- Custodiar y mantener los expedientes estudiantiles
- Tramitar las reválidas de títulos de otros países.
- Realizar procesos de reincorporaciones, traslados, cambios (Núcleo y Opción), paralelos, retiros y sanciones.
- Emitir constancias de estudio, notas certificadas y copias certificadas sobre la documentación existente en los expedientes custodiados.
- Revisar periódicamente los reglamentos, normas y disposiciones que rigen los procesos estudiantiles.
- Elaborar estadísticas de los procesos estudiantiles que se llevan en OCRE.
- Apoyar y asesorar legalmente sobre los aspectos inherentes al área estudiantil tanto en OCRE como a otras dependencias, extensiones, núcleos y facultades.
- Emitir carnets inteligentes a estudiantes de pregrado y postgrado, así como también, al personal docente, administrativo, técnico y obrero.
- Actualizar y administrar el archivo de datos básicos, y a partir de ellos, coordinar y controlar los procesos de ingresos, permanencia y egresos ejecutados por las OREs.
- Revisar y actualizar los expedientes estudiantiles desde la formalización del ingreso del joven como estudiante universitario, hasta el momento mismo de la conformación de su expediente de grado, momento éste, que marca el inicio de una nueva etapa como profesional egresado de la máxima casa de estudios, incluyendo los movimientos que se presentan en el devenir de su vida estudiantil.