La función secretarial en la Universidad de Los Andes se remonta a los primeros años del Seminario de San Buenaventura, institución educativa que con el tiempo dio origen a nuestra Alma Mater. El documento primigenio, fechado en 29 de marzo de 1785, mediante el Obispo Juan Ramos de Lora creó la casa de educación que dos años más tarde se convertiría en el Seminario, llevaba ya la firma de un Secretario, el Br. Mateo José Mas y Rubí.
A finales del siglo XVIII e inicios de XIX, convertida la Casa de Educación fundada por el Obispo Juan Ramos de Lora en Seminario Tridentino, aumentada la matrícula y las materias que allí se impartían y concebida por el Rey Carlos IV la facultad de otorgar grados mayores y menores en Filosofía, Teología y Cánones, la función secretarial se vio ampliada, y adquirió cada vez mayor importancia, en particular la relacionada al resguardo y custodia de la documentación del Seminario y con la redacción y certificación de documentos.
Si bien no existía la Secretaría como dependencia u oficina del Seminario, existía la función propiamente secretarial. El primer documento del Seminario de San Buenaventura hallado en el Archivo Histórico de la Universidad, certificado por un Secretario, data del 4 de septiembre de 1808. La firma dice: “Bartolomé Osorio. Secretario del Colegio y Estudios”. Como Rector firma el Obispo Santiago Hernández Milanés. Sin embargo, en otros archivos, entre ellos el Archivo Arquidiocesano de Mérida, hay documentos de fechas anteriores. Al respecto, en el libro Historia de la Universidad de Los Andes, del Dr. Eloi Chalbaud Cardona, se transcribe un documento de 29 de abril de 1795 firmado por el Vicario Hipólito Elías González, en el cual nombra como Rector del Seminario al Pbro. Juan José de Mendoza; como “Secretario del Colegio” firma Buenaventura Arias.
El 27 de octubre de 1803, el Obispo de Mérida, Santiago Hernández Milanés, promulgó nuevas Constituciones para el Colegio Seminario de San Buenaventura. El artículo 24 de estas Constituciones trata del Secretario y del Vice-Secretario. Reza textualmente:
“Habrá en el Seminario un Secretario, que lo [será] del Colegio y Estudios, quién tendrá la obligación de asentar las partidas en los libros de entradas y salidas, de colegiales, ejercicios, matrículas, comprobaciones de cursos, actos públicos, y demás pertenecientes a estudios; expedir títulos, fées de estudios, y traernos las presentaciones de cualquiera pretendientes a becas de número o porcionistas; actuar sus informaciones y autorizar cualesquiera documentos del Seminario; pertenecientes a su gobierno y al de sus estudios, a cuyo efecto concurrirá a nuestra audiencia, cuando sea necesario. Su nombramiento lo hará el Rector en uno de los más provectos y que sea idóneo; y para suplir sus faltas, y por impedimento legal, se nombrará un Vicesecretario, en los mismos términos y con las mismas facultades, dándosenos parte por el Rector de los que así nombrare, para que Nos lo confirmemos o determinemos otra cosa, si nos pareciere”. (Tomado de: Eloi Chalbaud Cardona. Historia de la Universidad de Los Andes, Tomo 1, p.380).
En 1805 el Obispo Santiago Hernández Milanés nombró como Rector del Seminario al Dr. Ramón Ignacio Méndez, Vicario General del Obispado, y como Secretario al Pbro. Dr. Mariano Talavera y Garcés.
El 21 de septiembre de 1810, como es sabido, la Junta Superior Gubernativa de Mérida, le concedió al Seminario el título de Real Universidad de San Buenaventura de Mérida de los Caballeros. Con este acto, según muchos de los historiadores de nuestra Alma Mater, se crea la Universidad de Mérida, que varias décadas después (el 24 de septiembre de 1883) sería denominada Universidad de Los Andes. Al parecer, el primer Secretario de esta real Universidad fue el Br. Manuel de Tellería, según se deduce de documento citado por Eloi Chalbaud Cardona. (Ob. cita. Tomo 2, p.43).
En síntesis, la función de Secretario ha existido en nuestra Universidad desde sus más remotos antecedentes hasta nuestros días. Por supuesto que ha evolucionado en complejidad e importancia, a tal punto que hoy día el Secretario de la Universidad de Los Andes, es uno de los miembros del Consejo Universitario y la Secretaría una de las instancias centrales de la Universidad.