Mérida,07 de abril de 2015
Profesores
Coordinadores y Representantes Administrativos de los
Grupos de ADG´s
Presente.-
Para su información, le hacemos llegar las normas que deberán cumplirse para la ejecución y presentación del informe de los fondos provenientes del Programa Apoyo Directo a Grupos de Investigación – ADG
1. El responsable de cada grupo clasificado procederá a abrir una cuenta corriente en un banco de la localidad, para uso exclusivo del ADG, donde se depositará el monto de la asignación recibida.
2. Al cumplirse ocho (08) meses de la fecha de recepción y asignación de recursos, los grupos presentarán ante la unidad de apoyo administrativo del CDCHTA:
2.1. El informe detallado y debidamente justificado con facturas control originales, sobre la ejecución del fondo. Este requisito es indispensable para la asignación de los recursos del siguiente año.
2.2. Debe rendirse como mínimo el 75% de la asignación otorgada en la última convocatoria más el monto pendiente del año anterior. No deben acumularse recursos.
2.3. Anexar el Estado de Cuenta Bancario emitido a la fecha de presentación del informe.
3. Los fondos del ADG se ejecutarán en un todo de acuerdo a la normativa establecida para la ejecución del presupuesto público y serán destinados a cubrir necesidades originadas por la realización de trabajos de investigación.
4. Los recursos del fondo no podrán ser destinados para cancelar gastos personales, sobresueldo de los miembros del grupo ni eventos sociales.
5. Pagos por Servicios Personales. No deberán realizarse a la misma persona, por un periodo superior a tres meses continuos y estos deben ser respaldados por un factura control de acuerdo a la Resolución 591
6. Viáticos y Pasajes. Todos los gastos de viaje deberán ser relacionados cumpliendo con las siguientes normas:
6.1. Viáticos.
6.1.1. Debe utilizarse la tabla para el cálculo de viáticos de la ULA, vigente.
6.1.2. Presentar en original las planillas de solicitud de financiamiento de gastos de viaje y resumen de actividades (formato de la ULA), con los soportes anexos.
6.1.3. En caso de asistencia a eventos anexar copia de la carta de invitación y del certificado.
6.1.4. Si el viático es internacional anexar copia del permiso del Consejo de Facultad.
6.2. Pasajes.
6.1.5. Presentar factura control original y copia del boleto aéreo o terrestre, según sea el caso.
6.1.6. Si el pasaje es internacional anexar copia del permiso del Consejo de Facultad.
7. Asistencia a reuniones de carácter científico. El cálculo y cancelación de viáticos, pasajes e inscripción en eventos de carácter científico, se regirán por las normas establecidas por el CDCHTA.
8. Compras. Si el monto de la compra del activo (mobiliario, equipo de oficina, equipos de computación, software, licencias) es superior a 100 unidades tributarias, deberán anexar tres (3) presupuestos de proveedores inscritos en el registro de proveedores de la ULA preferiblemente y la factura control original del proveedor seleccionado.
8.1. Adquisición de equipos. En la factura control del proveedor seleccionado, se deberá especificar la descripción, serial y modelo del equipo.
8.2. Componentes de computación. Si son adquiridos a diferentes proveedores para ensamblar el equipo, debe hacerse una relación donde se indique fecha, número de factura, proveedor y descripción de cada uno de los componentes. Esta relación deberá estar firmada por el responsable administrativo y se anexarán a la misma las facturas control correspondientes a la compra de cada uno de los componentes.
8.3. Reparación o repotenciación de equipos. Debe indicarse el número de control de bienes asignado por la oficina de bienes de la ULA.
9. Facturas y Estados de cuenta. Se debe cumplir con los siguientes requisitos:
9.1. Las facturas emitidas por los proveedores deben ser Factura control original y cumplir con las especificaciones del SENIAT.
9.2. Las facturas deberán ser emitidas a nombre de cualquiera de los miembros del grupo de investigación.
9.3. En la factura control deben detallarse los artículos adquiridos. No utilizar la palabra “varios”.
9.4. Si la cuenta genera ingresos por intereses o gastos bancarios tales como impresión de estado de cuenta, comisiones por mantenimiento, emisión de cheques, etc., deberán presentar el estado de cuenta bancario.
9.5. Todas las facturas, estados de cuenta bancarios, recibos, planillas, presupuestos, etc., deberán ser presentados en ORIGINAL, SIN TACHADURAS NI ENMIENDAS.
Para la presentación del informe:
a. Clasificar los gastos por partidas en cuadro de excel.
b. Organizar las facturas por fecha, en orden ascendente.
c. Pegar las facturas en hojas blancas, pueden ser recicladas, para evitar un posible extravío.
d. Presentar el informe en carpeta (puede ser manila).
Para una mejor comunicación sabremos agradecerle suministre su consulta a través del correo ivonnez@ula.ve, correspondiente a Ivonne Zambrano. Telf. 2402727
Sin otro particular al cual hacer referencia, queda de usted.
