El Consejo Universitario de la Universidad de Los Andes, en uso de las atribuciones que le confiere el Artículo 26, Numeral 3, de la Ley de Universidades, y

Considerando

Que es deber de esta institución conservar y resguardar los documentos que dan cuenta de sus actividades de Docencia, Investigación, Extensión y Administración, en el transcurrir del tiempo, para servirse de los mismos en todos los actos administrativos que lo requieran y para preservar la memoria histórica de la Universidad de Los Andes.

Decreta

ARTICULO 1º. Se transforma el actual Archivo General de la Universidad de Los Andes en Archivo Histórico de la Universidad de Los Andes (AHULA).

ARTICULO 2º. El Archivo Histórico será una Dirección, adscrita a la Secretaría de la Universidad de Los Andes.

ARTICULO 3º. El Archivo Histórico de la Universidad de Los Andes tendrá una Dirección que coordinará, supervisará y controlará las actividades que esta dependencia realice, en un todo de acuerdo con las funciones que se le confieren y con el reglamento que al efecto se dicte.

ARTICULO 4º. El Archivo Histórico tendrá como funciones resguardar, conservar, organizar y poner a disposición, tanto de la Universidad como de los ciudadanos en general, la documentación producida y recibida por la Universidad de Los Andes en el transcurso de su vida institucional, desde su fundación hasta la fecha límite establecida para el resguardo de dichos documentos; es decir, aquellos cuya data sea de cuarenta años o más. Además de estas funciones inherentes a su condición de archivo de la institución, la actividad del Archivo Histórico estará también orientada al apoyo a las tareas de investigación documental y a la reconstrucción de la historia de la Universidad de Los Andes.

Parágrafo primero. La Secretaría de la Universidad de Los Andes, con el debido asesoramiento del Archivo Histórico, decidirá la forma y el momento del traslado de la documentación de las diversas dependencias y organismos de la Universidad a la sede del Archivo Histórico.

Parágrafo segundo. El Archivo Histórico podrá solicitar, con la autorización del Secretario de la Universidad, a cualquier dependencia u organismo de la institución, copia de documentos que, aun no siendo históricos, considere deban formar parte de sus fondos documentales, dada su importancia y la continua solicitud de la comunidad universitaria o del público en general.

Parágrafo tercero. Las distintas dependencias y organismos de la Universidad de Los Andes deberán remitir al Archivo Histórico dos ejemplares de las publicaciones que editen, que den testimonio de las actividades universitarias, tales como Gacetas, Trípticos, Afiches, Programas, Invitaciones, Periódicos, Boletines, Tarjetas, Calendarios, y afines.

ARTICULO 5º. La Secretaría de la Universidad, por intermedio del Archivo Histórico, desarrollará las políticas pertinentes orientadas a la organización de los archivos de las distintas dependencias y organismos de la institución, a fin de facilitar el traslado de la documentación y su clasificación, cumplido el tiempo establecido.

ARTICULO 6º. El Archivo Histórico de la Universidad de Los Andes definirá su organización y requerimientos de recursos humanos materiales y técnicos, en concordancia con las funciones asignadas y para el cabal cumplimiento de las mismas.

ARTICULO 7º. Al Secretario de la Universidad de Los Andes corresponderá la formulación del Reglamento requerido para el funcionamiento del Archivo Histórico y velará por el cumplimiento de lo que en el mismo se establezca, en un todo de acuerdo con el Artículo 40, Numeral 3 de la Ley de Universidades, que le confiere la atribución de ser custodio del Archivo de la Universidad.

ARTICULO 8º. El Archivo Histórico de la Universidad de Los Andes tendrá sede propia en el Edificio del Rectorado, acorde con sus funciones, con las normas técnicas establecidas por los especialistas para edificaciones de esa naturaleza y con su proyección futura.

ARTICULO 9º. El Archivo Histórico editará semestralmente un Boletín, que dará cuenta de la documentación que este resguarda, de estudios sobre la historia de la Universidad de Los Andes y demás actividades de la institución, orientado todo ello a la conservación y difusión de su memoria histórica.

ARTICULO l0º. El Rector y el Secretario de la Universidad de Los Andes cuidarán de la ejecución del presente Decreto.

Dado, firmado, sellado y refrendado en el Salón de Secciones del Consejo Universitario, en la ciudad de Mérida, a los veinticuatro días del mes febrero de mil novecientos noventa y nueve.

Felipe Pachano Rivera Léster Rodríguez Herrera
Rector Secretario